Het delen van kennis over het ontwerp, de uitvoering en de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten is een tegenprestatie voor de verstrekte subsidie. En is daarom ook als verplichting voor de gehonoreerde aanvrager opgenomen in de subsidieregeling. Door het monitoren en evalueren van jouw project deel je kennis. Deze kennis komt ten goede aan het onderbouwen en voortzetten van deze regeling.

Er staan geen deadlines voor het invullen van de projectenmonitor omdat elk project een andere startdatum én looptijd heeft. Wanneer we overkoepelende analyses doen op de projectenmonitor zullen we een herinnering sturen per e-mail.

Nee, de projectenmonitor Samen cultuurmaken is niet bedoeld als verantwoordingsinstrument. Hiervoor gelden andere procedures en voorwaarden. Voor vragen over verantwoording kun je mailen naar: samencultuurmaken@cultuurparticipatie.nl. De projectenmonitor Samen cultuurmaken is een instrument voor kennisdeling en -ontwikkeling.  

Stem dit in eerste instantie af met je contactpersoon bij het FCP. Bekijk hier de contactgegevens. Of stuur een mail naar samencultuurmaken@cultuurparticipatie.nl. Als er een nieuwe einddatum is voor je project, wijzig dit dan ook in de projectenmonitor op het tabblad ‘Invullen projectplan’.

De uitgebreide handleiding bij de projectenmonitor Samen cultuurmaken vind je hier.

Informatie over de projectenmonitor Samen cultuurmaken, inclusief de link naar de online omgeving, wordt gestuurd naar de contactpersoon die bekend is bij het Fonds voor Cultuurparticipatie.

Ja, dat kan. De toegangslink die je van ons ontvangt, is deelbaar. Iedere gebruiker heeft wel een eigen inlog nodig. Dit kun je aanvragen door een email te sturen naar pieter@cigarbox.nl.

Ja, tenzij je zelf de zichtbaarheid beperkt (zie daarvoor de handleiding).

De informatie die je deelt in de projectenmonitor Samen cultuurmaken is alleen openbaar beschikbaar als je dat zelf hebt aangevinkt.

Als je de zichtbaarheid van jouw project (tijdelijk) wilt beperken voor andere invullers van de projectenmonitor, kun je in het tabblad ‘Invullen projectplan’ een vinkje zetten bij ‘Zichtbaarheid beperken tot specifieke gebruikers’. Alleen de gebruikers die je selecteert onder ‘Toegestane gebruikers’ kunnen dan jouw project bekijken. Als je in het tabblad ‘Invullen projectplan’ een vinkje hebt gezet bij ‘Toon in publieke weergave’ is je project zichtbaar aan de voorkant van de projectenmonitor. Op deze manier willen we ook kennisdeling stimuleren buiten het Programma Cultuurparticipatie. Een eigen geüpload evaluatieverslag is daar niet zichtbaar.

Waar mogelijk hebben we de informatie uit AIMS (database van FCP) al overgenomen in de betreffende velden. Waar dit niet mogelijk was, moet je het zelf invullen.

Ja, dit kan. In het menu ‘Projecten’ zie je achter jouw project een icoontje staan waarmee je het kunt dupliceren. Dat houdt in dat je in een nieuw project de informatie kunt overnemen van een bestaand project. Dit is bijvoorbeeld handig voor meerjarige projecten waar meerdere deelprojecten onder vallen. Je hoeft dan niet steeds hetzelfde in te vullen. Mocht je na afloop de resultaten van deze verschillende deelprojecten in één rapportage willen zien, dan kun je met de knop ‘Samenvoegen Projecten’ in het submenu ‘Dashboard’ of ‘Projecten’, twee of meer projecten samenvoegen tot één nieuw project. In het venster ‘Nieuw record aanmaken’ geef je aan welke projecten je wilt samenvoegen en onder welke naam.

Dat kan (zie antwoord hierboven), maar hoeft niet per sé. Voordeel om het wel te doen is dat je de resultaten van de verschillende deelprojecten inzichtelijk maakt, maar ook met elkaar kunt vergelijken. Bij de volgende vraag leggen we uit hoe je dit kunt doen.

Dit is mogelijk op twee manieren: 1. Om je eigen (deel)project te kunnen vergelijken met andere (deel)projecten, vink je op het tabblad ‘Invullen projectplan’ de optie ‘Vergelijk’ aan. En vul je de naam of namen van de andere projecten in met wie je wilt vergelijken (zie ook pagina 10 in de Handleiding). 2. In het submenu ‘Dashboard’ vink je de projecten aan die je met elkaar wilt vergelijken. Vervolgens druk je op de knop ‘Geselecteerde projecten vergelijken’ rechtsboven in het scherm. (zie ook pagina 9 in de handleiding).

Het tabblad is bedoeld als samenvatting voor andere (potentiële) betrokkenen, om snel inzichtelijk te maken wat je plannen zijn. Vandaar dat daar niet alle gegevens zijn terug te vinden. Mocht je essentiële informatie missen in dit tabblad, stuur dan een mail naar josefienepoll@lkca.nl. Dan kunnen we overwegen om dit toe te voegen.

Dit is per project verschillend, maar we verwachten dat het geen grote tijdsbelasting is.

Nee, er is geen budget beschikbaar voor dit kennisdelingstraject. Het delen van kennis over het ontwerp, de uitvoering en de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten is een tegenprestatie voor de verstrekte subsidie. En is daarom ook als verplichting voor de gehonoreerde aanvrager opgenomen in de subsidieregeling.

Ja, dit is verplicht, maar de manier waarop je dat doet is vrij. Het achterliggende idee achter de subsidieregeling is dat de drempels tot cultuurdeelname worden verlaagd. Het is dus belangrijk bij de deelnemers te achterhalen of die drempels zijn verlaagd.

Als je project een groot aantal deelnemers telt, dan kun je ook een steekproef doen. Selecteer een aantal (willekeurige) deelnemers die je de vragenlijst laat invullen.

Ja, dit is mogelijk. Voor het evalueren met deelnemers kun je kiezen uit twee opties. Of je evalueert met het standaard vragenformulier, of je kunt zelf een evaluatie doen onder deelnemers en hiervan een korte samenvatting geven. Hiervoor dien je antwoord te geven op enkele standaardvragen. Zie ook pagina 23 t/m 25 van onze handleiding.

Er zijn hiervoor twee opties. Eén is de gestandaardiseerde vragenlijst. Het is niet verplicht die te gebruiken, maar het is een hulpmiddel. Deze vragenlijst zou je persoonlijk met een deelnemer kunnen doornemen of je plant een gezamenlijk invulmoment in. De andere optie is dat je op je eigen manier evalueert met je deelnemers en zelf een paar vragen beantwoordt over de uitkomsten daarvan (zie ook tabblad ‘Reflectie deelnemers’ in de projectenmonitor).

Het advies is dan om voor de reflectie door deelnemers gebruik te maken van het tabblad ‘Reflectie deelnemers’ optie 2. Daar beantwoordt de projectleider vier vragen over de uitkomsten van de eigen evaluatie met de deelnemers én upload je een eigen, volledig evaluatierapport.

Als je de link van de gestandaardiseerde vragenlijsten opent (te vinden in tabblad ‘Reflectie professionals en ‘Reflectie deelnemers optie 1′), kun je in het submenu ‘Dashboard’ zien hoeveel deelnemers en hoeveel professionals de vragenlijst hebben ingevuld. Eén keer per jaar (in de periode april/mei) controleren we van de dan afgeronde projecten of de projectenmonitor volledig is ingevuld. De projecten die dan nog niet volledig zijn ingevuld, bellen we op om eventuele vragen over het invullen te beantwoorden en afspraken te maken over wanneer de gegevens volledig ingevuld zijn.

Ga naar het tabblad ‘Reflectie professionals’ of ‘Reflectie deelnemers optie 1’. Druk op de blauwe knop ‘Vragenlijst beheren’ rechtsboven. Selecteer de link en kopieer die in de adresbalk van je internetbrowser. Je kunt de gegevens van de eerste schriftelijke ingevulde vragenlijst invoeren. Als je klaar bent verschijnt er een blauwe knop ‘Begin opnieuw’. Voer dan de gegevens in van de tweede schriftelijk ingevulde vragenlijst. Herhaal dit tot je alle schriftelijke ingevulde vragenlijsten hebt ingevoerd.

In de gestandaardiseerde vragenlijst van de projectenmonitor wordt niet naar gegevens gevraagd die in strijd zijn met de AVG. Als je op een andere manier evalueert met je deelnemers, let dan op de volgende zaken:

• Vraag altijd om toestemming om vragen te stellen en de antwoorden vast te leggen
• Leg hierbij goed uit waarom je de gegevens verzamelt, wat er met de gegevens gebeurt en wie het straks kunnen zien
• Vraag alleen naar zaken die relevant zijn voor hetgeen je wilt evalueren
• Zorg dat de antwoorden niet naar de individuele deelnemers te herleiden zijn. Leg alles dus anoniem vast

Nee. Maar de partners mogen het natuurlijk wel samen met deelnemers invullen. Zie ook het antwoord op vraag 6.3 en 6.4.

Dit is niet erg. De gestandaardiseerde vragenlijst kun je gebruiken, maar is niet verplicht. Maak dan gebruik van de tweede optie in het tabblad ‘Reflectie deelnemers’ (zie ook de handleiding).

Zie het antwoord bij vraag 6.2, 6.3 en 6.4.

Ja, zie het antwoord op vraag 6.3.

Nee, zie het antwoord op vraag 6.10.

Voor een meerjarig traject geldt dat je in het begin het tabblad ‘Invullen projectplan’ invult. En na afloop de tabbladen ‘Reflectie projectleider’, ‘Reflectie professionals’ en ‘Reflectie deelnemers’. Deze vul je dus niet meerdere keren in. Mocht dit niet goed werken voor meerjarige trajecten, neem dan contact met ons op.

De projectenmonitor Samen cultuurmaken wordt per project, dus ook per spoor ingevuld.

Voor de projectenmonitor Samen cultuurmaken is de enige eis dat alle vragen in de projectenmonitor zijn beantwoord. Daarmee breng je in kaart wat er in jullie project bereikt is, en wat wel en niet gewerkt heeft in het verlagen van drempels voor cultuurdeelname. Er zijn geen goede of foute antwoorden! Het gaat om de inzichten die in het project zijn opgedaan. Let op: de projectenmonitor Samen cultuurmaken is geen verantwoording naar het Fonds voor Cultuurparticipatie. Hiervoor gelden andere procedures en voorwaarden. Voor vragen over verantwoording kun je mailen naar: samencultuurmaken@cultuurparticipatie.nl.

Ja, wij staan open voor feedback op de projectenmonitor Samen cultuurmaken. Voor technische vragen en feedback kun je contact opnemen met Pieter Brouwer van Cigarbox, via telefoonnummer06-53722986 of stuur een mail naar pieter@cigarbox.nl. Voor inhoudelijke ondersteuning, ervaringen en feedback kun je contact opnemen met Josefiene Poll van LKCA, via telefoonnummer 030-7115177 of per mail: josefienepoll@lkca.nl.